Proposal
Proyek Teknologi Informasi
Untuk
Aplikasi Customer Relationship Management (CRM)
Studi
Kasus xyz Body Care
Aplikasi Customer
Relationship Management (CRM) adalah salah satu dari aplikasi Teknologi Informasi
yang merupakan aplikasi strategi bisnis untuk memilih dan menjaga customer, dapat
mengoptimalkan nilai jangkapanjang, dapat menyimpan filosofi customer
centric business dan budaya untuk mendukung efektifitas marketing, sales
dan proses servis. Membangun aplikasi CRM yang baik harus mengikuti prosedur
proyek yang benar yaitu didahului dengan pembuatan proposal untuk menguraikan
semua keperluan yang akan diimplementasikan pada pembuatan aplikasi dimaksud.
1.
LATAR BELAKANG
Perkembangan
teknologi informasi saat ini sudah menjadi urat nadi bisnis setiap perusahaan, yang
tidak saja hanya sekedar pendukung proses bisnis perusahaan tetapi lebih dari
itu ialah memegang peranan penting untuk mendrive proses bisnis suatu
perusahaan. Aplikasi Customer Relationship Management (CRM) adalah salah
satu dari aplikasi Teknologi Informasi yang merupakan sebuahaplikasi strategi
bisnis untuk memilih dan menjaga customer agar dapat mengoptimalkan
nilai jangkapanjangdimana pada CRM membutuhkan filosofi customer centric
business dan budaya untukmendukung efektifitas marketing, sales dan prosesservis.
Xyz Body Care adalah one stop shopping untuk perawatan tubuh pria. yang
memiliki 3 pusatperawatan tubuh di Jakarta, 1 di Bandung, dan 1 di Surabaya.
Layanan pada Xyz Body Care ini tidakhanya sekedar layanan pangkas rambut
semata,melainkan juga creambath, facial, massage, predicure dan manicure. Dalam
melakukan proses bisnisnya sering ditemukan masalah misalnya para bodycare
consultant di Xyz Body Care sangat sulit untuk proaktif mengingatkan
pelanggannya. Mereka tidak memiliki informasi yang memuat jadwal lengkap
mengenai riwayat perawatan tubuh seorang pelanggan tertentu. Bahkan, jika sipelanggan
sudah sampai ke tempat Xyz Body Care,kadang-kadang para bodycare consultant harus
bertanya kembali mengenai perawatan yang akandilakukan, perawatan apa yang
pernah dilakukan sebelumnya, kapan dilakukan, produk-produk apasaja yang
dipergunakan dan sebagainya. Untuk memberikan solusi tersebut diatasmaka pihak
manajemen Xyz Body Care seharusnya memiliki informasi yang memuat jadwal
lengkapmengenai riwayat perawatan tubuh seorang pelanggan tertentu, informasi
produk-produk yangpernah digunakan dan riwayat jumlah belanja para pelanggannya
hal tersebut dapat meningkatkanpelayanan yang diberikan oleh Xyz Body Carekepada
pelanggannya lebih profesional, danproaktif.
2. SOLUSI YANG DITAWARKAN
Dari
permasalahan solusi yang tepat yaitu
mengimplementasikan aplikasi CustomerRelationship Management (CRM).
Dengan CRM ini diharapkan, pelayanan kepada pelanggannya dapat lebih profesional,
dan proaktif, CRM merupakan bidang yang luas yang dibagi menjadi area-area
berikut
dibawah ini:
a. Operational
CRM
Digunakan untuk
fungsi-fungsi bisnis yang melibatkan customer services, manajemen order,
nota/tagihan, atau manajemen dan automasi bagi marketing dan penjualan, serta transaksi-transaksi
yang sangat berhubungan dengan Operational CRM. Pada operasional CRM ini
dapat diterapkan diantaranya adalah:
1. Loyalty
Program
Program ini
ditujukan untuk meningkatkan loyalitas pelanggan.
2. Prospecting
Program
Ditujukan untuk
memenangkan atau mendapatkan pelanggan-pelanggan baru.
3. Save or
Win Back Program
Program ini
mencoba meyakinkan customer untuk tidak berhenti menggunakan
produk/jasa, atau (kalau telah berhenti) untuk menggunakannya kembali.
4. Cross-Sell/Up-Sell
Program
Dengan
menawarkan produk-produk pelengkap (cross sell) atau produk-produk untuk
pengembangan produk lama (up sell).
b. Analytical
CRM
Melibatkan
pengumpulan (capture), penyimpanan, ekstraksi, pemrosesan, interpretasi,
dan laporan dari data-data customer. Data-data tersebut kemudian dianalisis
sesuai kebutuhan, misalnya menghubungkan transaksi-transaksi yang tersimpan
dengan Analytical CRM.
3. RUANG LINGKUP (SCOPE)
Proyek
aplikasi Customer Relationship Management (CRM) akan dibangun ini
mempunyai Ruang lingkup (Scope), artinya seberapa besar aplikasi
yang harus dikerjakan serta apa saja batasan-batasannya. Untuk
itu ruang lingkup Proyek aplikasi Customer Relationship Management adalah sebagai berikut ini:
1. Meneliti prosedur-prosedur,
data-data dan laporan yang berhubungan dengan penjualan jasa (perawatan) dan
penjualan produk.
2. Menganalisis
operasional, perencanaan dan data-data yang berhubungan dengan penjualan jasa
(perawatan) dan penjualan produk.
3. Merancang
sistem informasi yang dapat mendukung semua
operasional penjualan jasa (percatan) dan penjualan produk.
4. Membuat
program komputer untuk system informasi CRM perusahaan.
5.
Menerapkan/mengimplementasikan serta melakukan pengujian terhadap kemampuan sistem
4. JADWAL PELAKSANAAN (SCHEDULE)
Jadwal
pelaksanaan adalah menunjukkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk membuat
aplikasi Customer Relationship Management (CRM) tersebut secara
keseluruhan sampai aplikasi siap dioperasikan. Untuk membuat jadwal pelaksanaan
ini sebelumnya ada beberapa kegiatan yang harus dilalui terlebih dahulu diantaranya
adalah:
4.1
Estimasi Waktu
Sebelum
dibuat jadwal pelaksanaannya, maka terlebih dahulu dibuat tabel estimasi waktu yang
diperlukan untuk mengerjakan aktivitas tersebut. Pembuatan estimasi waktu
aktivitas ini dibuat berdasarkan apa yang ada pada WBS, dimana pekerjaan
tersebut melihat dari level terakhir dari WBS, setelah ditentukan kegiatan yang
diambil dari level trakhir WBS maka hasilnya sesuai yang ditunjukkan Tabel 1.
5. Prospek
Usaha
Dengan
berdirinya perusahaan yang bergerak di bidang IT ini dan semakin berkembangnya
peran teknologi dalam kehidupan masyarakat, maka perusahaan ini diprediksikan
akan terus bertahahan dan maju untuk membantu perusahaan-perusahaan yang berbasis
IT khusunya perbankan untuk membantu pengamanan fasilitas Customer Relationship Management pada
perbankan sehingga mereduksi terjadinya tindak kriminal.
5.2
Sasaran
Produk
software ini bertujuan untuk memberikan sistem keamanan pada fasilitas IT.
Sehingga perusahaan-perusahaan yang memiliki fasilitas IT dan sistem database Customer Relationship Management
pada perbankan menjadi partner yang tepat untuk dijadikan mitra kerja sama
dalam pengembangan software ini.
5.3
Risiko
5.4
Evaluasi tentang Usaha (Analisis SWOT)
- Strength (Kekuatan)
Dengan
produk IT yang berkualitas, perushaan ini dapat memenuhi kebutuhan client
(Perusahaan berbasis IT) yang membutuhkan pengamanan sistem IT perusahaan yang
membutuhkan seperti perusahaan perbankan.
- Weaknes (Kelemahan)
Persaingan
pasar dengan perusahaan luar yang memiliki sumber daya manusia lebih handal dan
juga fasilitas teknologi yang lebih memadaii.
- Oportunity (Peluang)
Peluang
sangat terbuka karena banyak perusahaan yang membutuhkan pengamanan untuk
fasilitas IT perusahaan mereka
- Threaty (Ancaman)
Munculnya
Perusahaan – perusahaan baru yang sejenis yang berusaha menyaingi perusahaan
kami sehingga menimbulkan persaingan.
6. COST/BIAYA
Penyusunan biaya dibagi menjadi kelompok-kelompok tenaga kerja,
pembelian alat dan penyewaan alat.
6.1 Biaya Tenaga Kerja
Biaya yang diperlukan untuk Tenaga kerja adalah yang ditunjukkan
pada Tabel 8 berikut ini:
Tenaga Kerja
|
Jumlah
|
Durasi
|
Tarif hari
|
Jumlah Biaya
|
System Analyst
|
2
|
15
|
800.000
|
12.000.000
|
System Analyst
|
2
|
4
|
800.000
|
3.200.000
|
System Analyst
|
2
|
4
|
800.000
|
3.200.000
|
Programmer
|
2
|
3
|
800.000
|
2.400.000
|
Programmer
|
2
|
4
|
800.000
|
3.200.000
|
Programmer
|
2
|
4
|
700.000
|
2.800.000
|
Tester
|
2
|
14
|
700.000
|
9.800.000
|
Teknisi
|
2
|
5
|
700.000
|
3.500.000
|
Total
Biaya Tenaga Kerja
|
569.000.000
|
|||
6.2 Biaya Beli Alat
Biaya yang diperlukan untuk Pembelian alat yang akan digunakan
untuk operasional, adalah yang ditunjukkan pada Tabel 9 berikut ini.
Komponen
/ Alat
|
Jumlah
|
Harga
|
Jumlah
Biaya
|
PC
Server + Monitor
|
4
|
6.200.000
|
24.800.000
|
HP
LaserJet Printer
|
4
|
5.000.000
|
20.000.000
|
PC
terminal
|
4
|
5.000.000
|
20.000.000
|
Microsoft SQL Server 2000
|
2
|
4.500.000
|
90.00.0000
|
Microsoft Visual Basic 6.0
|
3
|
4.500.000
|
16.200.000
|
Crystal Report 8.0
|
2
|
3.000.000
|
6.000.000
|
Switch
|
9
|
3.500.000
|
31.500.000
|
Network peripheral (Paket)
|
7
|
5.000.000
|
35.000.000
|
Total
Biaya Pembelian
Alat
|
1053.500.000
|
||
7. ANALISIS RISIKO
Risiko
adalah suatu kondisi atau kejadian (event) yang dapat berdampak positif
ataupun negatif pada hasil dari suatu kegiatan. Risiko berbeda dengan problem,
dimana risiko masih merupakan potensi (belum terjadi) suatu kerugian, sementara
problem menunjukkan sesuatu yang sudah terjadi dan dampak kerugiannya sudah dirasakan.
Manajemen risiko merupakan proses identifikasi, analisa dan antisipasi risiko
secara proaktif dengan tujuan untuk memaksimalkan dampak positif (keuntungan)
dan meminimalkan dampak negatif (kerugian).
7.1 Identifikasi Asset
Asset
sistem informasi dari Xyz Body Care ini adalah sebagai berikut :
1. PC server sebanyak
1unit.
2. PC client sebanyak 2
unit.
3. Switch 8 port sebanyak
1 unit.
4. Printer Laser sebanyak
1 unit.
5. External Harddisk sebagai
backup storage sebanyak 2 unit.
6. Local Area Network (LAN)
yang menghubungkan semua komputer client dengan server.
7. Sistem operasi server yaitu
Ms. Windows Server 2000.
8. Sistem operasi client yaitu
Windows XP.
9. Aplikasi-aplikasi yang ada
pada komputer.
10. Aplikasi perkantoran
menggunakan Microsoft Office.
11. Data yang berupa data
konsumen, data transaksi, data aplikasi konsumen.
12. Data dokumen perusahaan
seperti dokumen transaksi, surat izin usaha, surat ikatan kontrak supplier
pemasok produk.
13. Dokumen jaringan komputer
yang meliputi skema jaringan komputer, spesifikasi perangkat yang digunakan,
daftar aplikasi, prosedur instalasi aplikasi, dll.
7.2 Identifikasi Proses Dengan IT
Sementara
itu proses-proses krusial yang berhubungan dengan Sistem Informasi CRM adalah:
1. Proses data Konsumen.
2. Proses data transaksi.
3. Proses data perawatan.
4. Proses data produk.
5. Proses Billing.
6. Proses laporan-laporan.
7. Proses Marketing.
7.3 Identifikasi Ancaman
Ancaman yang mungkin timbul dan membawa
dampak bagi Sistem meliputi :
1 Kegagalan jaringan (LAN).
2. Penggunaan oleh yang tidak
ber-hak (unauthorized use).
3. Kerusakan Perangkat Keras.
4. Kriminal lewat komputer (Computer
Crime).
5. Kesalahan Manusia.
6. Gempa Bumi.
7. Interferensi elektromagnetik.
8. Kebakaran.
9. Penggunaan untuk keperluan
kejahatan.
10. Listrik padam.
7.4 Pernyataan Risiko
Pernyataan Risiko menggambarkan
risiko yang dapat ditimbulkan sebagai akibat dari kelemahan kelemahan yang
terdapat didalam sistem.
8. Perencanaan Kebijakan
Untuk cabang Xyz Body Care yang
berada di kota lain dapat juga diterapkan sistem CRM yang baru dibangun ini.
Untuk rencana ke depan bisa saja sistem antar cabang diintegrasikan melalui jaringan
internet yang tentunya ada investasi yang harus dikeluarkan lagi.
9. KESIMPULAN
Work Breakdown Structured (WBS) merupakan sebuah struktur
yang paling awal harus dibuat. Pada perencanaan proyek, WBS yang dibuat secara
rinci yang dimulai dari fungsi-fungsi yang besar kemudian dipecah menjadi
fungsi fungsi yang sangat rinci ternyata mampu memberikan estimasi yang paling
tidak mendekati kebutuhan untuk sisi jadwal pelaksanaan (Schedule),
sumber daya (Resources), rencana biaya (Cost), analisis risiko (Risk
Analysis) dan bentuk perubahan manajemen (Change Management) untuk
sebuah proyek, semoga apa yang penulis bahas ini dapat digunakan sebagai
pedoman bagi pembaca untuk keperluan merencanakan proyek IT.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Chan K.C., Ong, Peter,
Indrajit, Eko, 2005. Integarted Project Management, Jogyakarta: Andi Offset.
[2] Jogiyanto HM, 2000. Analisa
dan Disain Sistem Informasi, Jogyakarta: Andi Offset.
[3] Marchewka, Jack, 2006. Information
Technology Project Management, USA: Hamilton.
[4] Parker, Marilyn, 1988. Information
Economics, New Jersey: Prentice-hall.
[5] Westerman, Goerge, Hunter,
Richard, 2007. IT Risk, Turing Business Threats in to Competitive Advantage,
Boston: Harvard.
[6] Wijaya, Amin, 2009. Pokok-Pokok
Manajemen Risiko, Jakarta: Harvarindo.
