Proposal Management It

Proposal Proyek Teknologi Informasi

Untuk Aplikasi Customer Relationship Management (CRM)

Studi Kasus xyz Body Care

            Aplikasi Customer Relationship Management (CRM) adalah salah satu dari aplikasi Teknologi Informasi yang merupakan aplikasi strategi bisnis untuk memilih dan menjaga customer, dapat mengoptimalkan nilai jangkapanjang, dapat menyimpan filosofi customer centric business dan budaya untuk mendukung efektifitas marketing, sales dan proses servis. Membangun aplikasi CRM yang baik harus mengikuti prosedur proyek yang benar yaitu didahului dengan pembuatan proposal untuk menguraikan semua keperluan yang akan diimplementasikan pada pembuatan aplikasi dimaksud.

1.                  LATAR BELAKANG

Perkembangan teknologi informasi saat ini sudah menjadi urat nadi bisnis setiap perusahaan, yang tidak saja hanya sekedar pendukung proses bisnis perusahaan tetapi lebih dari itu ialah memegang peranan penting untuk mendrive proses bisnis suatu perusahaan. Aplikasi Customer Relationship Management (CRM) adalah salah satu dari aplikasi Teknologi Informasi yang merupakan sebuahaplikasi strategi bisnis untuk memilih dan menjaga customer agar dapat mengoptimalkan nilai jangkapanjangdimana pada CRM membutuhkan filosofi customer centric business dan budaya untukmendukung efektifitas marketing, sales dan prosesservis. Xyz Body Care adalah one stop shopping untuk perawatan tubuh pria. yang memiliki 3 pusatperawatan tubuh di Jakarta, 1 di Bandung, dan 1 di Surabaya. Layanan pada Xyz Body Care ini tidakhanya sekedar layanan pangkas rambut semata,melainkan juga creambath, facial, massage, predicure dan manicure. Dalam melakukan proses bisnisnya sering ditemukan masalah misalnya para bodycare consultant di Xyz Body Care sangat sulit untuk proaktif mengingatkan pelanggannya. Mereka tidak memiliki informasi yang memuat jadwal lengkap mengenai riwayat perawatan tubuh seorang pelanggan tertentu. Bahkan, jika sipelanggan sudah sampai ke tempat Xyz Body Care,kadang-kadang para bodycare consultant harus bertanya kembali mengenai perawatan yang akandilakukan, perawatan apa yang pernah dilakukan sebelumnya, kapan dilakukan, produk-produk apasaja yang dipergunakan dan sebagainya. Untuk memberikan solusi tersebut diatasmaka pihak manajemen Xyz Body Care seharusnya memiliki informasi yang memuat jadwal lengkapmengenai riwayat perawatan tubuh seorang pelanggan tertentu, informasi produk-produk yangpernah digunakan dan riwayat jumlah belanja para pelanggannya hal tersebut dapat meningkatkanpelayanan yang diberikan oleh Xyz Body Carekepada pelanggannya lebih profesional, danproaktif.

2.         SOLUSI YANG DITAWARKAN

Dari permasalahan solusi yang tepat yaitu  mengimplementasikan aplikasi CustomerRelationship Management (CRM). Dengan CRM ini diharapkan, pelayanan kepada pelanggannya dapat lebih profesional, dan proaktif, CRM merupakan bidang yang luas yang dibagi menjadi area-area berikut

dibawah ini:

a. Operational CRM

Digunakan untuk fungsi-fungsi bisnis yang melibatkan customer services, manajemen order, nota/tagihan, atau manajemen dan automasi bagi marketing dan penjualan, serta transaksi-transaksi yang sangat berhubungan dengan Operational CRM. Pada operasional CRM ini dapat diterapkan diantaranya adalah:

1. Loyalty Program

Program ini ditujukan untuk meningkatkan loyalitas pelanggan.

2. Prospecting Program

Ditujukan untuk memenangkan atau mendapatkan pelanggan-pelanggan baru.

3. Save or Win Back Program

Program ini mencoba meyakinkan customer untuk tidak berhenti menggunakan produk/jasa, atau (kalau telah berhenti) untuk menggunakannya kembali.

4. Cross-Sell/Up-Sell Program

Dengan menawarkan produk-produk pelengkap (cross sell) atau produk-produk untuk pengembangan produk lama (up sell).

b. Analytical CRM

Melibatkan pengumpulan (capture), penyimpanan, ekstraksi, pemrosesan, interpretasi, dan laporan dari data-data customer. Data-data tersebut kemudian dianalisis sesuai kebutuhan, misalnya menghubungkan transaksi-transaksi yang tersimpan dengan Analytical CRM.

3.         RUANG LINGKUP (SCOPE)

Proyek aplikasi Customer Relationship Management (CRM) akan dibangun ini mempunyai Ruang lingkup (Scope), artinya seberapa besar aplikasi yang harus dikerjakan serta apa saja batasan-batasannya. Untuk itu ruang lingkup Proyek aplikasi Customer Relationship Management  adalah sebagai berikut ini:

1. Meneliti prosedur-prosedur, data-data dan laporan yang berhubungan dengan penjualan jasa (perawatan) dan penjualan produk.

2. Menganalisis operasional, perencanaan dan data-data yang berhubungan dengan penjualan jasa (perawatan) dan penjualan produk.

3. Merancang sistem informasi yang dapat  mendukung semua operasional penjualan jasa (percatan) dan penjualan produk.

4. Membuat program komputer untuk system informasi CRM perusahaan.

5. Menerapkan/mengimplementasikan serta melakukan pengujian terhadap kemampuan sistem

4.         JADWAL PELAKSANAAN (SCHEDULE)

Jadwal pelaksanaan adalah menunjukkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk membuat aplikasi Customer Relationship Management (CRM) tersebut secara keseluruhan sampai aplikasi siap dioperasikan. Untuk membuat jadwal pelaksanaan ini sebelumnya ada beberapa kegiatan yang harus dilalui terlebih dahulu diantaranya adalah:

4.1 Estimasi Waktu

Sebelum dibuat jadwal pelaksanaannya, maka terlebih dahulu dibuat tabel estimasi waktu yang diperlukan untuk mengerjakan aktivitas tersebut. Pembuatan estimasi waktu aktivitas ini dibuat berdasarkan apa yang ada pada WBS, dimana pekerjaan tersebut melihat dari level terakhir dari WBS, setelah ditentukan kegiatan yang diambil dari level trakhir WBS maka hasilnya sesuai yang ditunjukkan Tabel 1.

5.         Prospek Usaha

Dengan berdirinya perusahaan yang bergerak di bidang IT ini dan semakin berkembangnya peran teknologi dalam kehidupan masyarakat, maka perusahaan ini diprediksikan akan terus bertahahan dan maju untuk membantu perusahaan-perusahaan yang berbasis IT khusunya perbankan untuk membantu pengamanan fasilitas Customer Relationship Management pada perbankan sehingga mereduksi terjadinya tindak kriminal.

5.2       Sasaran

Produk software ini bertujuan untuk memberikan sistem keamanan pada fasilitas IT. Sehingga perusahaan-perusahaan yang memiliki fasilitas IT dan sistem database Customer Relationship Management pada perbankan menjadi partner yang tepat untuk dijadikan mitra kerja sama dalam pengembangan software ini.

5.3       Risiko

5.4     Evaluasi tentang Usaha (Analisis SWOT)

• Strength (Kekuatan)

Dengan produk IT yang berkualitas, perushaan ini dapat memenuhi kebutuhan client (Perusahaan berbasis IT) yang membutuhkan pengamanan sistem IT perusahaan yang membutuhkan seperti perusahaan perbankan.

• Weaknes (Kelemahan)

Persaingan pasar dengan perusahaan luar yang memiliki sumber daya manusia lebih handal dan juga fasilitas teknologi yang lebih memadaii.

• Oportunity (Peluang)

Peluang sangat terbuka karena banyak perusahaan yang membutuhkan pengamanan untuk fasilitas IT perusahaan mereka

• Threaty (Ancaman) 

Munculnya Perusahaan – perusahaan baru yang sejenis yang berusaha menyaingi perusahaan kami sehingga menimbulkan persaingan.

6.         COST/BIAYA

Penyusunan biaya dibagi menjadi kelompok-kelompok tenaga kerja, pembelian alat dan penyewaan alat.

6.1 Biaya Tenaga Kerja

Biaya yang diperlukan untuk Tenaga kerja adalah yang ditunjukkan pada Tabel 8 berikut ini:

Tenaga Kerja	Jumlah	Durasi	Tarif hari	Jumlah Biaya
System Analyst	2	15	800.000	12.000.000
System Analyst	2	4	800.000	3.200.000
System Analyst	2	4	800.000	3.200.000
Programmer	2	3	800.000	2.400.000
Programmer	2	4	800.000	3.200.000
Programmer	2	4	700.000	2.800.000
Tester	2	14	700.000	9.800.000
Teknisi	2	5	700.000	3.500.000
Total Biaya Tenaga Kerja				569.000.000

6.2 Biaya Beli Alat

Biaya yang diperlukan untuk Pembelian alat yang akan digunakan untuk operasional, adalah yang ditunjukkan pada Tabel 9 berikut ini.

Komponen / Alat	Jumlah	Harga	Jumlah Biaya
PC Server + Monitor	4	6.200.000	24.800.000
HP LaserJet Printer	4	5.000.000	20.000.000
PC terminal	4	5.000.000	20.000.000
Microsoft SQL Server 2000	2	4.500.000	90.00.0000
Microsoft Visual Basic 6.0	3	4.500.000	16.200.000
Crystal Report 8.0	2	3.000.000	6.000.000
Switch	9	3.500.000	31.500.000
Network peripheral (Paket)	7	5.000.000	35.000.000
Total Biaya Pembelian Alat			1053.500.000

7.         ANALISIS RISIKO

Risiko adalah suatu kondisi atau kejadian (event) yang dapat berdampak positif ataupun negatif pada hasil dari suatu kegiatan. Risiko berbeda dengan problem, dimana risiko masih merupakan potensi (belum terjadi) suatu kerugian, sementara problem menunjukkan sesuatu yang sudah terjadi dan dampak kerugiannya sudah dirasakan. Manajemen risiko merupakan proses identifikasi, analisa dan antisipasi risiko secara proaktif dengan tujuan untuk memaksimalkan dampak positif (keuntungan) dan meminimalkan dampak negatif (kerugian).

7.1       Identifikasi Asset

Asset sistem informasi dari Xyz Body Care ini adalah sebagai berikut :

1. PC server sebanyak 1unit.

2. PC client sebanyak 2 unit.

3. Switch 8 port sebanyak 1 unit.

4. Printer Laser sebanyak 1 unit.

5. External Harddisk sebagai backup storage sebanyak 2 unit.

6. Local Area Network (LAN) yang menghubungkan semua komputer client dengan server.

7. Sistem operasi server yaitu Ms. Windows Server 2000.

8. Sistem operasi client yaitu Windows XP.

9. Aplikasi-aplikasi yang ada pada komputer.

10. Aplikasi perkantoran menggunakan Microsoft Office.

11. Data yang berupa data konsumen, data transaksi, data aplikasi konsumen.

12. Data dokumen perusahaan seperti dokumen transaksi, surat izin usaha, surat ikatan kontrak supplier pemasok produk.

13. Dokumen jaringan komputer yang meliputi skema jaringan komputer, spesifikasi perangkat yang digunakan, daftar aplikasi, prosedur instalasi aplikasi, dll.

7.2       Identifikasi Proses Dengan IT

Sementara itu proses-proses krusial yang berhubungan dengan Sistem Informasi CRM adalah:

1. Proses data Konsumen.

2. Proses data transaksi.

3. Proses data perawatan.

4. Proses data produk.

5. Proses Billing.

6. Proses laporan-laporan.

7. Proses Marketing.

7.3 Identifikasi Ancaman

Ancaman yang mungkin timbul dan membawa dampak bagi Sistem meliputi :

1 Kegagalan jaringan (LAN).

2. Penggunaan oleh yang tidak ber-hak (unauthorized use).

3. Kerusakan Perangkat Keras.

4. Kriminal lewat komputer (Computer Crime).

5. Kesalahan Manusia.

6. Gempa Bumi.

7. Interferensi elektromagnetik.

8. Kebakaran.

9. Penggunaan untuk keperluan kejahatan.

10. Listrik padam.

7.4 Pernyataan Risiko

Pernyataan Risiko menggambarkan risiko yang dapat ditimbulkan sebagai akibat dari kelemahan kelemahan yang terdapat didalam sistem.

8.         Perencanaan Kebijakan

Untuk cabang Xyz Body Care yang berada di kota lain dapat juga diterapkan sistem CRM yang baru dibangun ini. Untuk rencana ke depan bisa saja sistem antar cabang diintegrasikan melalui jaringan internet yang tentunya ada investasi yang harus dikeluarkan lagi.

9.         KESIMPULAN

Work Breakdown Structured (WBS) merupakan sebuah struktur yang paling awal harus dibuat. Pada perencanaan proyek, WBS yang dibuat secara rinci yang dimulai dari fungsi-fungsi yang besar kemudian dipecah menjadi fungsi fungsi yang sangat rinci ternyata mampu memberikan estimasi yang paling tidak mendekati kebutuhan untuk sisi jadwal pelaksanaan (Schedule), sumber daya (Resources), rencana biaya (Cost), analisis risiko (Risk Analysis) dan bentuk perubahan manajemen (Change Management) untuk sebuah proyek, semoga apa yang penulis bahas ini dapat digunakan sebagai pedoman bagi pembaca untuk keperluan merencanakan proyek IT.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Chan K.C., Ong, Peter, Indrajit, Eko, 2005. Integarted Project Management, Jogyakarta: Andi Offset.

[2] Jogiyanto HM, 2000. Analisa dan Disain Sistem Informasi, Jogyakarta: Andi Offset.

[3] Marchewka, Jack, 2006. Information Technology Project Management, USA: Hamilton.

[4] Parker, Marilyn, 1988. Information Economics, New Jersey: Prentice-hall.

[5] Westerman, Goerge, Hunter, Richard, 2007. IT Risk, Turing Business Threats in to Competitive Advantage, Boston: Harvard.

[6] Wijaya, Amin, 2009. Pokok-Pokok Manajemen Risiko, Jakarta: Harvarindo.